Berencana mengadakan event dalam waktu dekat tapi masih bingung bagaimana cara agar acara yang kamu selenggarakan nanti bisa berjalan dengan lancar? Untuk mengadakan acara yang sukses besar. Hal terpenting yang menentukan kesuksesan suatu event adalah perencanaan yang matang dan juga kerja tim yang baik. Berikut setidaknya ada 7 tips untuk menyelenggarakan eventyang sukses.

1. Menyusun tema dan konsep acara

Tema dan konsep acara menjadi salah satu faktor utama yang menentukan kesuksesan sebuah event. Konsep yang menarik dan unik tentunya juga akan memberikan kesan tersendiri terhadap orang-orang yang terlibat dalam acara yang di selenggarakan. Lakukanlah brainstorming ide bersama dengan semua anggota tim yang akan kamu libatkan dalam acara ini. Mintalah setiap orang untuk menyampaikan idenya masing-masing, kemudian lakukan votinguntuk pemilihan ide konsep acara yang akan kalian gunakan. Memikirkan ide konsep acara secara bersama tentunya akan lebih menyenangkan daripada harus memikirkan sendiri.

tips menyelenggarakan event yang sukses - tentukan tema dan konsep yang menarik

2. Pembagian tugas yang jelas

Setelah menemukan tema dan konsep acara yang ingin diangkat, langkah selanjutnya yang harus kamu lakukan adalah membentuk kepanitiaan acara. Bagilah panitia dalam beberapa divisi dan pastikan setiap divisi memiliki job-desc yang jelas. Jangan sampai ada anggota tim yang mengalami kebingungan saat menjalankan tugas dan perannya. Pastikan pula tugas yang kamu berikan kepada masing-masing anggota tim benar-benar sesuai dengan minatnya dan mereka memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugasnya.

tips menyelenggarakan event yang sukses - pembagian tugas yang jelas

3. Buat anggaran

Saat merencanakan sebuah event, jangan lupa pula untuk melakukan budgeting agar kamu tahu mengenai gambaran biaya operasional yang kamu butuhkan untuk acara tersebut. Buatlah list apa saja yang kamu perlukan, mulai dari perlengkapan yang harus dibeli hingga kisaran harga tempat yang ingin kamu sewa untuk menyelenggarakan kegiatan tersebut.

Jangan lupa pula untuk melakukan survei ke tempat yang sudah di pilih untuk menyelenggarakan acara, mulai dari berapa kapasitas tempat duduk yang tersedia, apakah tempat tersebut sesuai dengan konsep acara yang akan di selenggarakan hingga apakah lokasi tempat tersebut mudah dijangkau. Lokasi yang jauh dari pusat kota dan sulit dijangkau tentunya menjadi bahan pertimbangan apakah orang lain akan menghadiri acara yang kamu selenggarakan atau tidak. Oleh karena itu, pilihlah tempat yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai lokasi.

tips menyelenggarakan event yang sukses - rencanakan anggaran

4. Rencanakan rundown acara dari jauh-jauh hari

Banyak orang yang cenderung membuat rundown acara saat sudah mendekati hari H. Tapi cara itu justru bisa membuat acara kamu menjadi berantakan saat hari H karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim. Agar setiap anggota dalam tim memahami betul alur acara, buatlah susunan acara dari jauh-jauh hari. Dengan rundown acara yang jelas, pastinya seluruh panitia mengetahui arah acara yang akan digelar dan melakukan persiapan yang matang.

tips menyelenggarakan event yang sukses - buat rundown acara dari jauh-jauh hari

5. Buat timeline

Timeline menjadi hal yang sangat penting dalam mengontrol perencanaan acara, misal sudah sampai mana persiapan yang dilakukan, apakah setiap anggota sudah melakukan kewajibannya, apa saja yang masih kurang, sudah seberapa matang persiapan yang dilakukan dan sebagainya. Buatlah list apa saja yang harus dilakukan setiap anggota tim dan set deadline. Pemberian deadline ini bukan untuk menekan setiap anggota tim, namun untuk memastikan bahwa mereka tidak menunda kewajiban mereka. Jangan lupa pula untuk melakukan follow up terhadap semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka lakukan dan apakah mereka mengalami masalah dalam melakukan tugas yang diberikan kepadanya.

tips menyelenggarakan event yang sukses - buat timeline dan deadline

6. Plan A, plan B

Perencanaan sudah sangat matang, tapi hanya karena tempat yang tidak memungkinkan acara kamu jadi batal, pasti nggak mau kan hal itu terjadi? Oleh karena itu, jangan lupa untuk selalu menyiapkan beberapa rencana. Jadi saat rencana A tidak memungkinkan untuk dilakukan, tim masih memiliki rencana B.

tips menyelenggarakan event yang sukses - siapkan beberapa rencana

7. Teamwork yang paling penting

Konsep acara yang menarik, perencanaan yang matang dan tempat yang strategis tidak akan berarti apa-apa tanpa adanya teamwork yang baik. Bisa dibilang, kerjasama dalam tim menjadi elemen yang paling menentukan kesuksesan sebuah acara. Oleh karena itu, pastikan komunikasi antar sesama anggota tim berjalan dengan baik, jangan sampai komunikasi menimbulkan kesalahpahaman yang berujung perpecahan di dalam tim.

Komunikasi yang baik ini tidak hanya diperlukan saat merencanakan acara, tapi juga sangat diperlukan saat acara berlangsung. Setiap anggota tim pastinya ditugaskan di titik-titik yang berbeda dan berjauhan. Nah untuk mempermudah komunikasi antar sesama anggota tim, bisa melengkapi setiap anggota tim dengan Walkie-Talkie yang memungkinkan komunikasi dalam jarak yang cukup jauh.

tips menyelenggarakan event yang sukses - teamwork yang baik

Kesuksesan sebuah event bukan hanya bergantung pada apakah saat hari H acara tersebut berlangsung dengan lancar atau tidak, namun juga bergantung pada proses perencanaannya, dimana teamwork menjadi hal yang paling penting. Percayalah, dengan kerja sama tim yang baik, pastinya event yang di rencanakan bersama akan menjadi sebuah event yang sukses 😀

Acara Jazz Goes To CaMPUS

Sumber foto: futurepull.wordpress.com, www.fitnation.pl, brbc.org.au, www.onehourtranslation.com, www.businessnews.gr, teaminfocus.com.au, www.eventbrite.com